Er is 1 vacature bij de administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie (ADBA) het Belgisch Commissariaat-generaal voor de Internationale Tentoonstellingen (hierna “BelExpo”), waarvan de hoofdzetel gelegen is in de Vooruitgangstraat 50 te 1210 Brussel, België.
De belangrijkste missie van BelExpo bestaat in de coördinatie en organisatie van de deelname van België en haar gemeenschappen en gewesten aan internationale en universele tentoonstellingen georganiseerd onder de auspiciën van de intergouvernementele organisatie Bureau International des Expositions (“BIE”). Door haar activiteiten draagt BelExpo bij aan de promotie van ons land, haar gewesten, haar provincies, haar steden en haar ondernemingen op economisch en socio-cultureel vlak. Dankzij haar deelname aan deze internationale evenementen worden buitenlandse investeringen alsook commerciële en culturele uitwisselingen bevorderd. BelExpo bereidt momenteel de Belgische deelname aan de wereldtentoonstelling Expo 2025 Osaka voor, die zal plaatsvinden van 13 april 2025 tot en met 13 oktober 2025.
Meer info vind je in de Koninklijke Besluiten van 22 juni 2017 betreffende de organisatie en het financieel beheer van BelExpo.
BelExpo wenst in het kader van dit evenement haar team te versterken en beroep te doen op een medewerker boekhouding & rapportering die tevens de officiële rol van rekenplichtige op zich neemt (m/v/x). Daarnaast fungeert de medewerker als algemene office manager ter ondersteuning van het BelExpo-team.
FUNCTIEBESCHRIJVING
- Je staat in voor het dagelijks financieel beheer van de dienst.
- Je staat mee in voor de financiële en administratieve rapporteringen naar de controleorganen van BelExpo: Beheerscomité, Rekenhof, revisor, FOD BOSA (eBMC), FOD Financiën, ...
- Je maakt, samen met je hiërarchie, de verschillende jaarrekeningen en jaarverslagen op, evenals tussentijdse rapporteringen.
- Je maakt, samen met je hiërarchie, het financieel plan, de jaarbudgetten en eventuele (budget)wijzigingen van de dienst op.
- Je volgt de dotaties vanuit de verschillende overheden (Federale overheid, gewesten en gemeenschappen) op.
- Je bent het aanspreekpunt en controleorgaan voor het extern boekhoudkantoor.
- Je volgt vanuit Brussel de boekhouding van het Belgisch paviljoen in Osaka op, samen met de verantwoordelijke ter plaatse.
- Je neemt de rol op van rekenplichtige van de dienst BelExpo: je bent daarbij verantwoordelijk voor het tijdig en correct uitvoeren van betalingen (uitgaven) en het innen van de ontvangsten, volgens de instructies van de Commissarissen-generaal.
- Je plaatst bestellingen voor de organisatie van de dienst en volgt deze op.
- Je reserveert de nodige vergaderzalen en bent de link tussen BelExpo en de interne ondersteunende dienst van de FOD Economie.
- Je zorgt voor een professioneel onthaal van externe bezoekers.
Dagelijks financieel beheer:
- Controle van de facturen.
- Het klaarmaken van betalingsopdrachten die door de Commissaris-generaal moeten geviseerd worden.
- Uitvoeren van betalingen van diverse aard: lonen, onkostennota’s, facturen van leveranciers, etc.
- Het innen van betalingen: dotaties, sponsorbedragen, reservatie business center, etc.
- Het verzenden van uitgaande facturen (of verzoeken tot betaling), met opvolging en eventuele rappels.
- Het opvolgen van de verschillende bankrekeningen van BelExpo: uittreksels verzamelen en klasseren, stand bijhouden, etc.
- Het opvolgen en uitvoeren van de betalingen van de raamcontracten: telefonie, dienstreizen, etc.
- Input van bewegingen in Excel en inscannen van de facturen ter voorbereiding van het werk van het extern boekhoudkantoor, inclusief inladen in specifieke boekhoudsoftware.
- Bijhouden en invoeren van maandelijkse rapporteringen in eBMC (rapporteringssoftware van FOD BOSA), evenals regelmatig invoeren van budgetwijzigingen, aanpassingen en noodzakelijke verslaggeving van boekhoudkundige en financiële data.
- Regelmatig opstellen en/of aanvullen van specifieke financiële rapportering voor doorgifte aan FOD Financiën en andere controleinstanties.
PROFIEL
- Je voert reeds een functie uit waarbij je op dagelijkse basis om moet gaan met boekhoudkundige en/of financiële aspecten.
- Je hebt een affiniteit met boekhouden en/of financiële data en een zekere basiskennis van boekhouden.
- Je kan goed je plan trekken in Excel en schudt vlot tabellen en diagrammen uit je mouw.
- Je houdt van cijfers en hebt een analytische geest.
- Je bent proactief en klantvriendelijk. Je vindt het belangrijk een goede dienstverlening te kunnen geven, zowel intern naar je collega’s, als extern naar klanten, partners en andere overheden.
- Je kan je vlot behelpen in het Engels en hebt een uitstekende kennis van het Frans of het Nederlands.
Pluspunten (dus geen vereisten)
- Een boekhoudkundige opleiding.
- Een goede kennis van een andere landstaal.
- Kennis van specifieke overheidsbegroting en/of boekhouding.
- Affiniteiten met internationale projecten en opvolging van buitenlandse activiteiten.
- Ervaring met (financiële aspect van) tentoonstellingen georganiseerd onder auspiciën van het BIE.
Niveau
- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type) of gelijkwaardig door ervaring.
AANBOD
Duur van het contract: het contract loopt voor een bepaalde duur tot en met 30 april 2026, eventueel verlengbaar met maximaal 6 maanden.
Voltijdse betrekking – je indiensttreding zal zo snel mogelijk dienen te gebeuren.
Je wordt voor bepaalde duur aangeworven in loonschaal B1 (technisch expert)
Bezoldiging
Via de salarissimulator bereken je jouw loon specifiek voor jouw situatie.
Voordelen
- telewerk tot 3 dagen per week (minimale aanwezigheid op kantoor 2 werkdagen)
- je kan een tweetaligheidstoelage aanvragen
- tussenkomst in de hospitalisatieverzekering
- gratis gebruik van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
- tussenkomst in je telefonie- en data-abonnement
- je kan een vergoeding aanvragen voor je woon-werkverplaatsingen met de fiets
- makkelijk bereikbaar via het openbaar vervoer
- maaltijdcheques van 6 euro per gepresteerde dag
- flexibele werkuren binnen de 38-uren werkweek
- 31 verlofdagen per jaar
Indien je interesse hebt, vragen we je om voor 27 oktober 2024, 10 uur een motivatiebrief en CV te sturen naar hr_belexpo@economie.fgov.be.
Selectieprocedure
SELECTIETESTEN
- Eerste fase : screening van de cv’s
Enkel de cv’s die beantwoorden aan het vereiste profiel komen in aanmerking voor de tweede fase.
Deze eerste fase zal wellicht in de laatste week van de maand oktober 2024 plaatsvinden.
- Tweede fase: interview (1u)
Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. Je cv en motivatiebrief worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.
Dit gesprek vindt eventueel reeds plaats eind oktober, ten laatste begin november 2024.
Meer info over de job en de selectie ?
Aldwin Dekkers – Senior Program Lead
Belgisch Commissariaat-generaal voor de Internationale Tentoonstellingen
Tel. : 02/277.66.21
E-mail :aldwin.dekkers@economie.fgov.be