Er is een vacature voor de functie van directeur van het Belgisch paviljoen in Osaka, Japan, bij het Belgisch Commissariaat-generaal voor de Internationale Tentoonstellingen (BelExpo), waarvan de hoofdzetel gelegen is in de Vooruitgangstraat 50 te 1210 Brussel, België.
De missie van BelExpo bestaat in de coördinatie en organisatie van de deelname van België en zijn gemeenschappen en gewesten aan wereld- en internationale tentoonstellingen georganiseerd onder de auspiciën van het Bureau International des Expositions (BIE). Danzij haar activiteiten draagt BelExpo bij aan de promotie van het land, zijn gewesten, zijn provincies, zijn steden en zijn ondernemingen op economisch en sociocultureel vlak. Dankzij haar deelname aan die internationale evenementen worden buitenlandse investeringen alsook commerciële en culturele uitwisselingen bevorderd.
De gekende wereldtentoonstelling van 1958 in Brussel was zo’n tentoonstelling onder de auspiciën van het BIE. Recenter nam België deel aan de wereldtentoonstellingen Expo 2015 Milaan en Expo 2020 Dubai, en nam het ook deel aan de internationale tuinbouwtentoonstellingen Expo 2019 Beijing en Floriade Expo 2022 in Almere en zal het deelnemen aan de eerstvolgende wereldtentoonstelling Expo 2025 Osaka in Japan.
Voor het Belgische paviljoen dat voor Expo 2025 Osaka wordt gebouwd, is BelExpo op zoek naar een directeur (M/V /X).
Je wordt belast met het algemeen beheer van het Belgisch paviljoen tijdens de Wereldtentoonstelling van 2025 in Osaka, Japan, die plaatsvindt van 13 april tot en met 13 oktober 2025 (Expo 2025 Osaka).
Je oefent deze functie uit onder toezicht van de Commissaris-generaal waaraan je op regelmatige, minstens maandelijkse, basis rapporteert.
In samenwerking met de Commissaris-generaal en het team in Brussel stel je een team samen om de doelstellingen te realiseren. Het gaat onder andere over de nodige afdelingshoofden die tijdens Expo 2025 het beheer volgens hun respectievelijke bevoegdheden zullen uitoefenen en die aan jou rapporteren. Het team zal verder versterkt worden met medewerkers voor de verschillende onderdelen en activiteiten in het Belgisch paviljoen: publieksbegeleiding, evenementen, communicatie, protocol, boekhouding, commerciële activiteiten (catering, externe events en Belgische shop), logistiek, IT, HR, administratie, onderhoud, etc. Sommige activiteiten kunnen geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed.
Je bent eindverantwoordelijke voor het Belgisch paviljoen op Expo 2025 Osaka ("het Paviljoen"), dat houdt in dat je er onder meer voor zorgt dat het Paviljoen zo optimaal mogelijk functioneert tijdens de duur van de Expo en dat de mede door jou opgestelde procedures worden nageleefd.
Je zorgt ervoor dat alle bezoekers en gebruikers van het Paviljoen een onvergetelijke en positieve ervaring beleven en dat hun bezoek vlot verloopt. Je draagt ook bij aan het commercieel succes van het Belgisch Paviljoen en zorgt voor de controle van de inkomsten en uitgaven.
Je zorgt ervoor dat lokale regelgeving die van kracht is op Expo en de toepasselijke Belgische regels, bijvoorbeeld inzake overheidsopdrachten, ten allen tijde gerespecteerd worden, door jezelf en door je team.
Na afloop van Expo 2025 Osaka maak je een omstandig evaluatierapport, inclusief een gedetailleerde financiële rapportage (in samenwerking met de financieel verantwoordelijke) op en blijf je gedurende 18 maanden na het einde van Expo 2025 Osaka op vraag beschikbaar om op vragen van BelExpo, haar hiërarchie en het Rekenhof te antwoorden.
In de context van de deelname van België en zijn deelstaten aan wereldtentoonstellingen promoot je vanuit je functie bij het Paviljoen in Osaka het imago van België op internationaal gebied.
Je werkt, met je team, aan de professionele ontvangst en rondleiding van hooggeplaatste bezoekers (koningshuis, regeringsleden, buitenlandse prominenten...). Je staat onze collega's van de Belgische Ambassade en de regionale handelsagentschappen (AWEX, FIT, HUB) bij in de organisatie van hun evenementen.
In het algemeen ben je het eerste lokale aanspreekpunt van het Paviljoen voor belangrijke externe contacten, voor lokale overheden en voor de organisatoren van Expo 2025 Osaka.
Je bent eindverantwoordelijk voor de positieve uitstraling van het Paviljoen, zowel naar inhoud (activiteiten etc.), als naar organisatie (incl. netheid, stiptheid, functioneren etc.) en dat elke dag opnieuw op het allerhoogste niveau.
Je draagt bij aan de concrete invulling en zorgt voor de uitvoering van het inhoudelijke programma van de Belgische deelname aan Expo 2025 Osaka, met actieve aanwezigheid op de Themaweken van Expo, de organisatie van eigen themaweken of evenementen op het Paviljoen of op de Expo en de samenwerking met andere landen en organisaties. Je draagt daarnaast bij aan de vlotte uitbating van de multifunctionele ruimte, dat wil zeggen dat de ruimte maximaal bezet wordt en dat de organisatie van events van hoge kwaliteit is.
Je leidt, motiveert en evalueert de medewerkers om ervoor te zorgen dat het Belgisch paviljoen elke dag opnieuw kan rekenen op bekwaam en gemotiveerd personeel.
Je stelt de noden van het Paviljoen vast in termen van uitrusting, personeel en materiaal en zorgt ervoor dat er elke dag voldoende personeel aan de slag is, dat zij over de nodige uitrusting beschikken en dat er rekening wordt gehouden met hun welzijn.
Je signaleert onmiddellijk en schriftelijk eventuele tekortkomingen met betrekking tot de functionering van het Paviljoen en/ of het personeel aan BelExpo in Brussel.
Samen met je team zorg je ervoor de volgende taken volledig en correct worden uitgevoerd, met jou als eindverantwoordelijke:
Je wordt aangesteld van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025, eventueel verlengbaar met 3 maanden tot uiterlijk 31 maart 2026. In onderling overleg is een deeltijdse tewerkstelling reeds mogelijk vanaf l oktober 2024, of word je uitgenodigd voor het bijwonen van belangrijke voorbereidende vergaderingen waarvoor je dan gepast vergoed wordt.
Belangrijk: de plaats van tewerkstelling zal hoofdzakelijk het Belgisch paviljoen zijn op de site van de wereldtentoonstelling Expo 2025 Osaka in Osaka, Japan. Evenwel, in de voorbereiding van de Expo zal bij de start van de tewerkstelling (zeker in geval van deeltijdse start voor l januari 2025) mogelijkerwijs gevraagd worden om op het hoofdkantoor van BelExpo in Brussel, België te werken, en ook de laatste maanden, na publieke sluiting van de Expo en het afsluiten van de operationele aanwezigheid in Osaka, zouden in Brussel, België kunnen worden gepresteerd. Ook kan tijdelijk bij de opstart van de operationele activiteiten in Osaka gevraagd worden elders in de stad Osaka te werken in afwachting van de beschikbaarheid van de administratieve kantoren van het Belgisch paviljoen.
Het betreft een volledig Belgische tewerkstelling als contractueel werknemer voor bepaalde duur, in een normale Belgische fiscale en sociaalrechtelijke context. BelExpo betaalt daarbij een interessant salaris, en zorgt door de nodige fiscale en sociaalrechtelijke voorheffingen.
Voor de periode waarin je effectief in Japan verblijft, zorgen we voor een gepaste logementsvergoeding, tussenkomst in de telefoniekosten en het lokaal openbaar vervoer. Je vervoer naar Japan wordt ook door BelExpo gedragen met extra bagage voor het langdurige verblijf. Je krijgt een ziekteverzekering voor de periode van tewerkstelling zoals wettelijk voorgeschreven.
Bijkomende voordelen: mogelijkheid tot nuttigen van maaltijden tijdens je werkuren tegen democratische prijzen (in het paviljoen zelf). Het wettelijk aantal minimum verlofdagen per jaar, officiële verlofdagen niet meegerekend, waarvan slechts een beperkt aantal kan worden opgenomen tijdens de openingsperiode van de Expo. Flexibele werkuren, ook tijdens weekends en feestdagen, zijn standaard gezien de specifieke context van de wereldtentoonstelling met een 7 /7 geopend Paviljoen en het belang van je leidinggevende functie.
Stuur je CV en motivatiebrief uiterlijk op donderdag 1 augustus 2024 om 10 uur naar het volgende e-mailadres: expo2025osaka@economie.fgov.be.
Opgelet: er wordt geen rekening gehouden met kandidaturen die na de uiterste indiendatum worden ingediend.
Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv dat je voor de uiterste inschrijvingsdatum verstuurt naar het emailadres expo2025osaka@economie.fgov.be .
Gelieve te solliciteren in het Nederlands of Frans.
Interview: een interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek "Gezocht profiel") overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Je cv en je motivatiebrief worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.
De lijst van geslaagden, met rangschikking, bestaat uit de kandidaten die het meest aansluiten bij de functiebeschrijving en het competentieprofiel.
Lees de volledige vacature hier.