BelExpo zoekt HR & ADMINISTRATION OFFICER

Wie hebben we nodig?

Een nieuwe collega die op zoek is naar een groot avontuur in een buitengewone omgeving en die de HR & administratief medewerker wordt van het Belgisch paviljoen op de volgende Wereldtentoonstelling, Expo 2025 Osaka. Iemand die graag betrokken is bij een groot internationaal project en alle details van A tot Z wil leren kennen, die vlot contacten legt en onderhoudt en die goed kan structureren en opvolgen.

Sluit je aan bij ons paviljoen team:

We willen ons team in Osaka graag versterken met een medewerker die verantwoordelijk is voor de HR & administratie van het paviljoen. Als HR & administratief medewerker zal je instaan voor de volledige administratie van het Belgisch Paviljoen in Osaka, waarbij je rechtstreeks rapporteert aan de directeur van het paviljoen. Je wordt ondersteund door 2 teamleden. Je bent ook verantwoordelijk voor HR en het belangrijkste aanspreekpunt voor alle personeelsleden van het paviljoen.

Ontdek hieronder alle facetten van de functie en solliciteer uiterlijk 1 december 2024 om middernacht.

De job is zeer gevarieerd. Op de Expo lijkt geen dag op de vorige of de volgende. Daarom zijn we op zoek naar een flexibel en wendbaar persoon, met een proactieve en probleemoplossende houding.

JOB INHOUD

Enkele van je taken zijn (niet-limitatieve lijst):

• Administratief beheer
  
  • Kantoorbeheer
  • Organiseren, bijwonen en notuleren van vergaderingen
  • Aanspreekpunt voor personeel, leveranciers, klanten en Expo 2025 Osaka-team
  • Implementeren en onderhouden van procedures
  • Aanspreekpunt voor alle rapportagezaken
  • Beheer van het digitale archief van het paviljoen
  • Beheer van de paviljoenkalender
  • Coördineren van vervoer en verblijf van bezoekend personeel uit Brussel of VIP's onder verantwoordelijkheid van het paviljoen
  • Algemene administratieve ondersteuning voor de directeur, commissaris-generaal en officiële bezoekers uit Brussel

• Toegangsbeheer
  
  • Coördinatie van alle toegangsaanvragen voor personeel, partners, leveranciers via het accreditatiesysteem van de Expo.
  • Coördinatie van de verdeling van gratis toegangskaarten, VIP-tickets, enz.
  • Coördinatie van inkomende diplomatieke missies

• Personeelszaken
  
  • Administratieve follow-up van alle arbeidscontracten
  • Payrolling, inclusief opvolging van ziekteverlof, overuren en vakantiedagen en opvolging van sociale zekerheidsdocumenten
  • Aanspreekpunt voor vragen van personeel over contracten en procedures
  • Contactpunt voor leveranciers van huisvesting voor het personeel
  • Administratieve follow-up van alle personeelsgerelateerde zaken, zoals visa, verzekeringen en vervoer, telecommunicatie
  • Informatieondersteuning voor evaluaties van alle personeelsleden door de directeur
  • Follow-up van onkostennota's voor het personeel

Lees alle details in de volledige functiebeschrijving. 

Solliciteren

U kunt solliciteren tot 01 december 2024 om 23:59 uur Brusselse tijd.

Solliciteer door een volledig dossier (cv + motivatiebrief) in te dienen via e-mail op hr@belexpo.be. GELIEVE DE GEPASTE FUNCTIETITEL TE GEBRUIKEN IN UW E-MAILHEADER.

Je dossier bestaat minstens uit een goed gedetailleerd curriculum vitae en een begeleidende brief gericht aan de directeur van het Belgisch paviljoen.

*                  *