BelExpo recherche HR & ADMINISTRATION OFFICER

Qui recherchons-nous ?

Un nouveau collègue à la recherche d'une grande aventure dans un environnement extraordinaire et qui deviendra le responsable RH & administration du pavillon belge à la prochaine exposition universelle, Expo 2025 Osaka. Quelqu'un qui aime s'impliquer dans un grand projet international et en connaître tous les détails de A à Z, qui établit et entretient des contacts avec aisance et qui sait structurer et suivre.

Rejoignez l'équipe de notre pavillon :

Nous aimerions renforcer notre équipe à Osaka avec un membre du personnel responsable des ressources humaines et de l'administration du pavillon. En tant que responsable des ressources humaines et de l'administration, vous vous occuperez de toute l'administration du pavillon belge à Osaka, en rapportant directement au directeur du pavillon. Vous bénéficierez du soutien de deux membres de l'équipe. Vous serez également responsable des RH et serez le principal point de contact pour tous les membres du personnel du pavillon.

Découvrez toutes les facettes du poste ci-dessous et postulez au plus tard le 1er décembre 2024 à minuit.

Le travail est très varié. À l'Expo, aucune journée ne ressemble à la précédente ou à la suivante. C'est pourquoi nous recherchons une personne à l'esprit flexible et agile, ayant une attitude proactive et capable de résoudre des problèmes.

CONTENU DU POSTE

Certaines de vos tâches comprendront (liste non exhaustive) :

• Gestion administrative
  
  • Gestion du bureau
  • Organisation, participation et rédaction de procès-verbaux de réunions
  • Point de contact pour le personnel, les fournisseurs, les clients et l'équipe d'Expo 2025 Osaka
  • Mise en œuvre et maintien des procédures
  • Point de contact pour toutes les questions de reporting
  • Gestion des archives numériques du pavillon
  • Gestion du calendrier du pavillon
  • Coordination du transport et de l'hébergement du personnel de Bruxelles en visite ou des VIP sous la responsabilité du pavillon
  • Assistance administrative générale pour le directeur, le commissaire général et les visiteurs officiels de Bruxelles

• Gestion des accès
  
  • Coordination de toutes les demandes d'accès pour le personnel, les partenaires et les fournisseurs via le système d'accréditation de l'Expo.
  • Coordination de la distribution des cartes d'accès gratuit, des billets VIP, etc.
  • Coordination des missions diplomatiques entrantes

• Ressources humaines
  
  • Suivi administratif de tous les contrats de travail
  • Paie, y compris le suivi des congés de maladie, des heures supplémentaires et des jours de vacances, ainsi que le contrôle des documents de sécurité sociale.
  • Point de contact pour les questions du personnel concernant les contrats et les procédures
  • Point de contact pour les fournisseurs de logements pour le personnel
  • Suivi administratif de toutes les questions relatives au personnel, telles que les visas, les assurances, les transports et les télécommunications.
  • Support d'information pour les évaluations de l'ensemble du personnel par le directeur
  • Suivi des notes de frais du personnel

Vous trouverez tous les détails dans la description détaillée de la fonction.

Postulez

Vous pouvez postuler jusqu'au 1er décembre 2024 à 23h59, heure de Bruxelles.

Postulez en soumettant un dossier complet (CV + lettre de motivation) par e-mail à hr@belexpo.be. VEUILLEZ UTILISER L'INTITULÉ DU POSTE DANS L'EN-TÊTE DE VOTRE E-MAIL.

Votre dossier se compose au minimum d'un curriculum vitae bien détaillé et d'une lettre de motivation adressée au directeur du pavillon belge.

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