BelExpo sucht HR & ADMINISTRATION OFFICER

Wen brauchen wir?

Einen neuen Kollegen, der auf der Suche nach einem großen Abenteuer in einer außergewöhnlichen Umgebung ist und der HR- und Verwaltungsbeauftragter des belgischen Pavillons auf der nächsten Weltausstellung, der Expo 2025 in Osaka, wird. Jemanden, der gerne an einem großen internationalen Projekt mitwirkt und alle Details von A bis Z kennenlernen möchte, der reibungslos Kontakte knüpft und pflegt und der gut strukturieren und nachverfolgen kann.

Treten Sie unserem Pavillon-Team bei:

Wir möchten unser Team in Osaka mit einem Mitarbeiter verstärken, der für die Personalabteilung und die Verwaltung des Pavillons zuständig ist. Als Personal- und Verwaltungsbeauftragter sind Sie für die gesamte Verwaltung des belgischen Pavillons in Osaka zuständig und berichten direkt an den Pavillondirektor. Sie werden von zwei Teammitgliedern unterstützt. Sie sind auch für die Personalabteilung zuständig und die Hauptanlaufstelle für alle Mitarbeiter des Pavillons.

Entdecken Sie unten alle Facetten der Stelle und bewerben Sie sich bis spätestens 1. Dezember 2024 um Mitternacht.

Die Stelle ist sehr abwechslungsreich. Auf der Expo gleicht kein Tag dem vorherigen oder dem nächsten. Daher suchen wir eine flexible und agile Person mit einer proaktiven und lösungsorientierten Einstellung.

INHALT DER STELLE

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem (nicht erschöpfende Liste):

• Verwaltungsmanagement
  
  • Büromanagement
  • Organisation, Teilnahme an und Protokollführung bei Besprechungen
  • Ansprechpartner für Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und das Expo 2025 Osaka-Team
  • Implementierung und Pflege von Verfahren
  • Ansprechpartner für alle Berichtsangelegenheiten
  • Verwaltung des digitalen Archivs des Pavillons
  • Verwaltung des Pavillon-Kalenders
  • Koordination des Transports und der Unterbringung von Besuchspersonal aus Brüssel oder VIPs unter der Verantwortung des Pavillons
  • Allgemeine administrative Unterstützung für den Direktor, den Generalkommissar und offizielle Besucher aus Brüssel

• Zugangsverwaltung
  
  • Koordination aller Zugangsanfragen für Mitarbeiter, Partner und Lieferanten über das Akkreditierungssystem der Expo.
  • Koordination der Verteilung von Freikarten, VIP-Tickets usw.
  • Koordination der ankommenden diplomatischen Missionen

• Human Resources
  • Administrative Nachverfolgung aller Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnung, einschließlich Nachverfolgung von Krankheitsurlaub, Überstunden und Urlaubstagen sowie Überwachung der Sozialversicherungsdokumente
  • Ansprechpartner für Fragen des Personals zu Verträgen und Verfahren
  • Ansprechpartner für Anbieter von Unterkünften für das Personal
  • Administrative Nachbereitung aller mit dem Personal zusammenhängenden Angelegenheiten, wie z. B. Visa, Versicherungen und Transport, Telekommunikation
  • Informationsunterstützung für die Beurteilung des gesamten Personals durch den Direktor
  • Nachbereitung der Spesenabrechnungen des Personals

Lesen Sie alle Details in der vollständigen Funktionsbeschreibung.

Bewerbung

Sie können sich bis zum 01. Dezember 2024 um 23:59 Uhr Brüsseler Zeit bewerben.

Bewerben Sie sich, indem Sie ein vollständiges Dossier (Lebenslauf + Anschreiben) per E-Mail an hr@belexpo.be senden. BITTE VERWENDEN SIE DIE ENTSPRECHENDE STELLENBEZEICHNUNG IN IHREM E-MAIL-HEADER.

Ihre Bewerbung besteht mindestens aus einem detaillierten Lebenslauf und einem Anschreiben an den Direktor des belgischen Pavillons.

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